Pisali smo već o tome kako smo napravili HOOLOOVOO 2.0. Između ostalog, pisali smo i o našim OKR-ovima u Q2, od kojih je jedan bio da nove kolege u HR-u ovladaju samostalno svim postojećim HR aktivnostima. Međutim, ne samo da su to završile, već su uspele da urade i svoj prvi veliki zadatak koje su dobile: on-boarding ili uvođenje ljudi u posao. E sad, zašto smo počeli baš od on-boarding-a?

On-boarding Light

Pre nego što su došle nove koleginice u HR, uspeli smo da oblikujemo proces selekcije i regrutacije kadrova u skladu sa našim načinom rada. Želeći da pratimo životni ciklus zaposlenog u HOOLOOVOO-u, sledeći korak na redu je bio on-boarding. Bitno je reći da smo mi imali light varijanu on-boardinga sa nekim osnovnim smernicama za ljude koji su primali nove ljude u tim. Želeli smo da to poboljšamo i formalizujemo. Negde sve sa ciljem da napravimo okruženje za novajliju u kome će se on odomaćiti od prvog dana.

Tanja i Ceca su napravile neke osnovne smernice kako da pomognu novim HR menadžerkama da nauče sve što se trenutno radi u ljudskim resursima. To nam je bila osnova. Uz dobru Milaninu podršku udarile su osnove nečemu što će se razviti u ozbiljan proces u kompaniji. Nove koleginice su krenule od toga kakvo je njihovo iskustvo bilo tokom uvođenja u posao. Šta im je bilo korisno, nečega je bilo previše, a po nešto je i falilo. Shvatile su da nam je svima bitna kooltoora HOOLOOVOO-a i da nam je svima to zajedničko.

U razgovoru sa programerima koji su imali nekog iskustva sa novim zaposlenima, dobile su informacije šta je važno programerima. Pošto obe dolaze iz velikih kompanija, mogle su da prenesu neko svoje iskustvo a ujedno i da vide razliku korporacija i firme od četrdesetak ljudi. Sve što su skupile bacile su na papir i onda složile u jednu smislenu priču. Nije bilo lako. Trebalo je uklopiti sve uloge koje će na neki način uticati na mentija: HR, mentor, agile lead-a, line lead-a, ostale kolege… Na kraju smo dobili on-boarding proces, mentorski program i veštine koje bi mentori trebalo da imaju.

Oj mentore – oj domaćine!

Naš on-boarding proces zapravo nije nikakva revolucija, ali smo u procesu razmišljanja šta i kako stvorili još nešto dragoceno za naš zajednički dalji uspeh i razvoj. To je obuka za mentora tj. domaćina. Prvo se sad postavlja pitanje – ko je zapravo domaćin u HOOLOOVOO-u? Domaćin je onaj kolega koji prvo želi da svoje iskustvo, znanje i veštine i “this is how we do it” momenat podeli sa novajlijom. On je srdačan, nasmejan i dobro raspoložen, a ujedno garant da će se novajija dobro osećati, provesti i uživati. Baš zbog toga je mentor domaćin u HOOLOOVOO-u.

On-boarding i zašto baš odatle?

On je tu da dočeka i ugosti novog kolegu kako to dolikuje, kafa, ratluk pa dalje 🙂 Svi dolazimo iz različitih sredina, sa različitim pravilima, sa različitim osobinama. Početni period u novom okruženju je jako važan za uklapanje u novu sredinu. Domaćin je taj koji treba prevashodno da uvede nove kolege u HLV priču iliti kooltooru, a tek onda u tehnički deo. Ovde pre svega mislimo da mu pokaže šta je to biti slobodan, a odgovoran, kako biti efikasan, a da ne trpi kvalitet posla, na koji način da se izbori za svoje mišljenje ako je u pravu, da ume da se zeza sa kolegama, a da nikoga ne vređa i sve ostalo što čini jedinstvenost rada u HOOLOOVOO-u. Sa druge strane domaćin ima veliku ulogu da upozna novog kolegu, razume ga i skapira šta je njemu bitno i važno, koje osobina poseduje…

I baš tu je i nastala – obuka za mentora tj. domaćina. Šta to podrazumeva?

  • Bitno nam je da obučimo domaćina da unapredi svoje veštine komunikacije – da aktivno sluša svog novajliju i da bi dobio odgovarajuće informacije, da zna na koji način da mu postavlja pitanja. Takođe da uvaži njegovo prethodno znanje i razume kako novajlija uči.
  • Domaćin treba da zna kako da odredi ciljeve i zadatke svom novajliji. Da ih jasno definiše, da budu merljivi, dostižni, realno postavljeni i vremenski određeni.
  • Domaćina obučavamo i kako da pomogne svom novajliji da rešava probleme.
  • Domaćin mora da zna kako i kada da svom novajliji pruži povratne informacije o njegovom progresu.

Rezultat

Kada sve ovo gore sumiramo, naš on-boarding proces bi trebalo da teče na ovaj način –

  • Obaveštavanje lidera o početku rada novozaposlenog i predstavljanje profila mentija.
  • Lider na osnovu dobijenih informacija o menitiju određuje mentora iz tima.
  • Mentor prolazi obuku za mentorstvo (ako nije prošao).
  • Mentor zajedno sa HR-om pravi plan sprovođenja procesa mentorstva.
  • Obavlja mentorski rad.
  • U toku on-boardinga imamo svakodnevne check in-ove mentora i mentija i periodične feedback-ove sa HR-om, Line i Agile lidovima.
  • Završetak mentorskog procesa.

Čim smo sve ovo shvatili, probali smo da pilotiramo na Boletovim novajlijama i ovo funkcioniše dobro. Prošli su već tad svoj prvi mesec i odavno kidaju. A onda nismo stali samo na tome, već smo proširili naš on-boarding tako da pored novajlija, uključuje i on-boarding kolega koje menjaju pozicije. Kad prelaze sa jedne pozicije na drugu u okviru timova u HOOLOOVOO-u. Sve kako bi i oni imali podršku u svojoj karijeri.

Ono što je nama mnogo važno jeste da je sve ovo napravljeno tako da se prilagođava zahtevima posla, znanju i iskustvu. Bilo da li se radi o novajliji ili već postojećim kolegama koje menjaju poziciju. Na kraju perioda odomaćivanja mislimo da je ključ da se obostrano upoznamo i da novi kolega postane deo HOOLOOVOO priče. Isto, da se mi malo promenimo i prilagodimo novom kolegi.

Da nas svaki novi zaposleni pomalo menja na bolje. Sada idemo dalje i prelazimo na naredni korak u životnom ciklusu jednog zaposlenog u HLV, a to je jedna od najznačajnijih oblasti, odnosno performance management. Šta da vam kažemo: igramo se i kidamo 🙂